5 características del mejor software de gestión de proyectos gratuito para pequeñas empresas

Hay varias características del mejor software de gestión de proyectos (PM) gratuito para pequeñas empresas. Los estudios muestran que la comunicación y la responsabilidad son los mayores obstáculos de los empleados en el lugar de trabajo. Muchos equipos enfrentan dificultades para administrar múltiples proyectos simultáneamente, delegar tareas y colaborar en diferentes departamentos. Además, la ineficiencia en el sistema de gestión de proyectos actual de su pequeña empresa puede llevar a plazos vencidos y estrés de los empleados. También puede evitar que cumpla sus objetivos anuales, lo que lleva a grandes pérdidas. Afortunadamente, hay muchas herramientas de software de gestión de proyectos gratuitas que pueden aumentar la productividad de los empleados sin costo adicional. Siga leyendo para descubrir características sofisticadas del mejor software gratuito de gestión de proyectos para pequeñas empresas.

Colaboración virtual

Una característica importante del mejor software gratuito de gestión de proyectos es la colaboración virtual. Muchos programas de PM permiten que varios usuarios se comuniquen en línea en el mismo espacio de trabajo central a la vez. Con esta característica que cambia el juego, puedes hacer una conferencia con tus equipos y facilitar el trabajo en grupo. Además, puede crear paneles de tareas del proyecto, por lo que es fácil hacer un seguimiento de las prioridades. A menudo incluye diferentes fuentes que lo actualizan en tiempo real sobre el progreso de la actividad. Las ventanas de chat también permiten a los trabajadores enviarse mensajes entre ellos. Etiquetar miembros a través del símbolo «@» puede ayudar a mantener a todos informados. El mejor software también tiene funciones para compartir archivos, por lo que los miembros pueden colaborar en el mismo proyecto a la vez. Utilizar video chat para comunicaciones comerciales para agilizar la colaboración en toda su organización. Con la colaboración virtual, puede mejorar significativamente la comunicación y la productividad de los empleados en su negocio.

Tableros Kanban

Además, los tableros Kanban son otra característica de software de PM gratuita que puede mejorar el rendimiento de sus equipos de proyecto. Los tableros Kanban son una plataforma visual ágil diseñada para maximizar la eficiencia y el flujo de trabajo. Mediante el formato de tarjetas y columnas, los empleados de su pequeña empresa pueden delegar tareas y administrar su progreso. En una plataforma de tablero Kanban, puede establecer un límite de trabajo en progreso (WIP). Por ejemplo, si su límite de WIP es de tres tareas, solo puede tener tres tarjetas en la columna WIP. Cuando la columna se llena, los empleados deben priorizar la columna WIP para mantener un flujo de trabajo continuo. Los tableros Kanban son una característica intuitiva para mejorar la ética de trabajo en equipo en su pequeña empresa.

Exportación del diagrama de Gantt

La exportación del diagrama de Gantt es otra de las herramientas de software de gestión de proyectos gratuitas más avanzadas. Los diagramas de Gantt son una gran herramienta para rastrear cronogramas de proyectos. Debido a que ilustran las tareas y las fases del proyecto, también son beneficiosas para el monitoreo del progreso. Además, pueden mostrar cuántos recursos se utilizan durante cada fase del proyecto. Creando manualmente un gráfico de gantt Puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, los mejores sistemas de software PM gratuitos pueden generar el gráfico para sus empleados cuando registran el tiempo en tareas específicas. Luego, los empleados pueden exportar los diagramas de Gantt a diferentes aplicaciones de almacenamiento. La exportación del diagrama de Gantt es una valiosa herramienta gratuita de software de gestión de proyectos que puede ayudar a impulsar la motivación y monitorear el progreso de la tarea.

Temporizador Pomodoro

El mejor software de gestión de proyectos gratuito generalmente incluye un temporizador pomodoro. Idealmente, con este temporizador, sus empleados podrán registrar cuánto tiempo están dedicando a cada tarea en particular. Esta técnica de sincronización automática le recuerda a sus empleados que trabajen en carreras cortas y tomen breves descansos. Esto se muestra para mejorar la productividad de los empleados. Algunos softwares permiten a los miembros de su equipo registrar interrupciones, por lo que puede determinar qué está causando cuellos de botella en el flujo de trabajo. De esta manera, puede impulsar sus proyectos a la línea de meta de manera más eficiente. Las técnicas de temporizador Pomodoro son una forma efectiva de maximizar la gestión del tiempo del equipo en su negocio.

Automatización inteligente

Además, la automatización inteligente es otra característica gratuita del software de PM que puede ahorrarle tiempo a sus equipos de proyecto en su pequeña empresa. Estas características pueden automatizar tareas de pequeñas empresas en toda su organización. Muchos sistemas de software tienen correos electrónicos automatizados que pueden actualizar a sus empleados en plazos de tareas. Además, puede establecer preferencias para la delegación automatizada de tareas. Esto puede ahorrarle tiempo a sus empleados al decidir quién va a lograr qué prioridad. Puede calcular automáticamente los costos de la fase del cliente y de la tarea en comparación con el tiempo empleado por el empleado. Esto le brinda control directo y una visión de la rentabilidad del proyecto. Al mismo tiempo, aumenta la eficiencia de su equipo. La automatización inteligente es una herramienta muy avanzada que puede utilizar para mejorar la productividad con un sistema de software de gestión de proyectos gratuito.

Una vez que decida utilizar el software de gestión de proyectos para maximizar la productividad de los empleados en su pequeña empresa, considere estas características sofisticadas. Primero, la colaboración virtual puede ayudar a romper las barreras de comunicación y facilitar el trabajo en equipo. La exportación del diagrama de Gantt le permite realizar un seguimiento eficiente del progreso y motivar a los empleados a completar tareas. Además, los tableros Kanban pueden mejorar el flujo de trabajo del equipo con organización visual y monitoreo WIP. Otra característica intuitiva del software PM gratuito es el temporizador pomodoro. Finalmente, la automatización inteligente puede ser otra forma avanzada de aumentar el rendimiento del proyecto. Tenga en cuenta estas características cuando busque el mejor software de gestión de proyectos gratuito para su pequeña empresa.

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