5 razones para agilizar la aprobación de facturas

Cuando se trata de pagar facturas, los gerentes financieros expertos comprenden las razones para agilizar el proceso de aprobación de facturas. Sin los protocolos adecuados, saben que puede ser un procedimiento complejo y engorroso. Esto es particularmente cierto para las empresas más grandes donde están involucradas órdenes de compra y múltiples aprobaciones. Sin embargo, las empresas más pequeñas no son inmunes a tener métodos de aprobación de facturas ineficientes. Cuando los profesionales de las finanzas reemplazan los sistemas manuales de aprobación de facturas por otros automatizados, han dado el primer paso hacia la simplificación. Siga leyendo para conocer más razones para agilizar el proceso de aprobación de facturas.

Minimizar el fraude

Al modernizar los procedimientos de aprobación de facturas, los gerentes financieros pueden ayudar a sus empresas a minimizar el fraude. Existen esquemas de soborno que los proveedores utilizan para atraer a empleados sin escrúpulos. Una correcta estrategia de protección contra el fraude puede mejorar significativamente las aprobaciones de sus facturas. Además de esos, los estafadores tienen formas inteligentes de engañar incluso a los miembros más honestos del personal. De hecho, los estudios estiman pérdidas en miles de millones de dólares por año. Las empresas de todos los tamaños son más vulnerables al fraude cuando el proceso de aprobación de facturas tiene fallas. Sin embargo, cuanto más pequeño sea el negocio, más devastadoras serán las consecuencias. La simplificación del proceso de aprobación de facturas puede ayudar a los profesionales financieros a minimizar las pérdidas a manos de estos estafadores.

Reducir el tiempo de procesamiento de facturas

La forma de reducir el tiempo de procesamiento de facturas requiere un curso organizado de eventos de principio a fin. En la superficie, parece que todo esto hará que los pagos a los proveedores sean más rápidos. Si bien eso es cierto, es posible que desee considerar por qué mantener ese dinero en la cuenta el mayor tiempo posible no siempre es la mejor idea. Los profesionales financieros que adoptan este concepto tienen más probabilidades de ver los ahorros de costos asociados con él. Por ejemplo, las facturas manejadas de manera oportuna tienen un costo de procesamiento promedio significativamente menor. Estos ahorros pueden mejorar el flujo de caja y la rentabilidad de su empresa.

Mejorar las relaciones con los proveedores

Las empresas que pagan puntualmente sus facturas van por buen camino para mejorar las relaciones con los proveedores. El primer paso para mejorar tu gestión de proveedores es mejorar las relaciones con sus proveedores. Los gerentes de finanzas deben saber que existen muchas ventajas en este puesto. Por ejemplo, cuando tiene una buena relación con sus proveedores, serán más aptos para ofrecer descuentos u otros incentivos. Además, los clientes con buena reputación tienen influencia para solicitar pedidos acelerados. Si tiene un problema con una compra, su estado de relaciones con el proveedor influirá en cómo se maneja su queja. Los profesionales de finanzas están en un terreno mucho más estable con los proveedores cuando tienen un proceso de aprobación de facturas en su lugar.

Descuentos por pronto pago

Muchos proveedores ofrecen un descuento por pronto pago a las empresas que pagan su factura antes de la fecha de vencimiento. Si no se define específicamente en el estado de cuenta, los gerentes de finanzas deben consultar sobre planes de incentivos como estos. Después de todo, aprovechar estas oportunidades proporciona ahorros significativos, y todos los ingresos se destinan al resultado final. No es sorprendente que las investigaciones muestren que muy pocas empresas aprovechan este tipo de planes de incentivos. Sin embargo, los números aumentan significativamente para aquellos con un procedimiento de aprobación de facturas simplificado. Para los profesionales de las finanzas, esto debería ser una motivación suficiente para comenzar a reestructurar el proceso de aprobación de facturas.

Evite el pago de intereses y tarifas por mora

Tener un proceso de aprobación de facturas organizado ayuda a evitar el pago de intereses y recargos por mora. Los pagos atrasados ​​crean gastos que normalmente no están en el presupuesto. Además, pueden ser costosos y afectar negativamente a los resultados de su empresa. De vez en cuando, los profesionales de las finanzas pueden encontrarse al teléfono discutiendo los cargos. Las horas que pasa haciendo esto a veces pueden resultar en una reversión de los cargos. Sin embargo, probablemente estará de acuerdo en que este no es el mejor uso de su tiempo. En su lugar, utilice sus recursos para implementar un proceso de pago de facturas organizado para evitar estos gastos innecesarios.

Los gerentes financieros bien informados tienen una multitud de razones para agilizar el proceso de aprobación de facturas. La adopción de un método automatizado ayuda a reducir el tiempo de procesamiento, lo que puede conducir a mejores relaciones con los proveedores. Además, puede ayudar a agregar a la empresa una línea de fondo aprovechando los descuentos por pronto pago. Cuando está organizado con el proceso de aprobación de facturas, es menos probable que incurra en cargos por mora e intereses en sus facturas. La modernización de su procedimiento de aprobación de facturas mitiga la exposición de su empresa al fraude. Considere los puntos de esta publicación si es un profesional de las finanzas que busca razones para agilizar el proceso de aprobación de facturas.

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 1 Promedio: 5)

Dejar un comentario