9 pasos para planificar eventos comerciales

La planificación de eventos de negocios no es tan simple como creería. Se deben tener en cuenta los objetivos del evento, la creación del sitio web del evento, el envío de mensajes masivos de correo electrónico, la decisión de un software de gestión de eventos y, al final, garantizar que se logren los objetivos del evento.

Las organizaciones que quieran ser reconocidas como líderes de la industria deben invertir en planificación y estrategia de eventos. En esta guía, lo guiaremos a través de las etapas críticas de la estrategia de eventos. Si está planificando un evento empresarial en el futuro, siga estos consejos y utilícelos como una lista de verificación para ayudarlo en la estrategia de su evento.

1. Planificación del evento

La planificación de eventos de su estrategia general de eventos es posiblemente la etapa más importante. Es donde establecerás los objetivos del evento y decidirás a qué tipo de evento asistirá y debería ser.

Las empresas comerciales líderes ahora están aprovechando el poder de los eventos como parte central de su estrategia comercial. La estrategia de eventos debe tomarse en serio, ya que un evento mal administrado puede dañar mucho la reputación de su empresa. Por ejemplo, cancelar un evento sin una comunicación adecuada con los asistentes registrados puede ser un desastre absoluto para la imagen de su empresa. Elegir el tipo de evento incorrecto solo conducirá a una serie de fallas en toda la estrategia.

  • Algunos objetivos del evento en los que pensar en esta etapa son:
    • Para aumentar la conciencia
    • Para generar nuevos leads
    • Educar a los prospectos
    • Para mejorar la imagen de su empresa
    • Educar a los empleados
    • Para generar confianza con los clientes existentes

Ya puede ver el gran efecto que va a tener establecer el objetivo de evento correcto. El objetivo final de su evento debe ser el factor determinante en todas las decisiones posteriores.

2. Establecimiento de KPI de éxito del evento

Cuando todo esté hecho y el evento haya terminado, necesita una forma de evaluar si tuvo éxito en el logro de los objetivos deseados. Establecer KPI de éxito del evento lo ayudará a determinar esto.

  • Algunos KPI de éxito del evento a considerar (según el objetivo de su evento):
    • Inscripciones
    • Número de asistentes
    • Compromiso de los asistentes
    • Nuevos clientes potenciales generados

Por supuesto, estos no son los únicos KPI de éxito del evento que existen. Piense en los objetivos de su evento corporativo y piense cómo estos objetivos se pueden traducir en KPI medibles.

3. Presupuesto del evento

Ahora es el momento de redactar un presupuesto para el evento. No sirve de nada tener 100 nuevos clientes potenciales calificados cuando el evento cuesta más de lo que valen estos clientes potenciales. Póngase en contacto con el liderazgo de la empresa para determinar un presupuesto razonable para el evento. Comprender el presupuesto de su evento también lo ayudará a tomar mejores decisiones con respecto a sus eventos promocionales en el futuro. Comprender estos procesos no solo le ayuda a presupuestar, sino también la planificación de eventos a los que la gente querrá asistir en el futuro.

4. Herramientas de gestión de eventos

Seamos realistas, administrar un evento en papel puede ser una gran molestia. Afortunadamente, no es necesario que lo haga, ya que existen varias herramientas útiles para eventos para ayudarlo.

  • A continuación, se muestran algunos tipos de herramientas de eventos a considerar:
    • Sistema de registro de eventos
    • Software analítico
    • Software de marketing de eventos
    • Aplicación móvil (para asistentes)
    • Software de gestión de eventos (debe incluir todo lo anterior)

Como mencionamos anteriormente, los objetivos de su evento impulsarán gran parte de las decisiones de su evento en general. Si está organizando un evento para crear conciencia de marca, deberá invertir en una herramienta de eventos que proporcione una función de registro, integración con software de análisis y una interfaz compatible con dispositivos móviles a la que las partes interesadas puedan acceder fácilmente.

5. Marca del evento

La marca de su evento debe ser coherente con la marca de su empresa en otros lugares. Utilice mensajes, temas de decoración, diseño de boletines y registros que sean coherentes con la marca de su empresa.

Otra cosa en la que pensar acerca de la marca del evento es la sensación que desea transmitir a los asistentes. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo serio, la marca debe reflejarlo. El uso de colores brillantes y fuentes de aspecto «divertido» en su marketing para el evento creará una enorme desconexión entre las expectativas de la gente y de lo que realmente se trata el evento.

6. Sitio web del evento

El sitio web de su evento será inevitablemente el punto focal de todos sus esfuerzos de marketing, por lo que debe asegurarse de que se haya creado de la manera correcta. En la mayoría de los casos, es lo primero que los posibles asistentes y partes interesadas mirarán con respecto a su evento.

No cree un sitio web de eventos como una ocurrencia tardía, asegúrese de que comunique de qué se tratará su evento a primera vista. Si está creando el sitio web del evento en un dominio separado, asegúrese de que sea coherente con la marca de su empresa y, por supuesto, debe destacar la marca de su empresa de forma destacada. El sitio web de su evento es como cualquier otro sitio web de generación de leads, por lo que debe tener un llamado a la acción sólido.

No espere por su evento planeado para finalizar antes de lanzar el sitio web. Puede crear un sitio web previo al evento que presente una página de destino simple con información sobre el evento, como la declaración de la misión, el lugar y las fechas.

7. Hashtag

Los hashtags no son trucos, le dan a tu evento un sentido de credibilidad. Por lo tanto, investigue los hashtags que aún no se hayan usado (¡buena suerte!) Y comience a usarlos para promocionar su evento en las redes sociales. Una buena cosa a considerar sería incluir en el hashtag el año en que se realiza el evento. Por ejemplo, # smmw20, es el hashtag del evento para el evento Social Media Marketing World 2020.

8. Difusión para socios, oradores y patrocinadores

¿Qué es un evento sin ponentes? Para asegurarse de que su evento brinde el valor que promete, deberá comunicarse con una variedad de personas para asegurarse de que entregue en exceso y atraiga a la audiencia.

Llegar a socios, oradores y patrocinadores también puede ser una excelente forma de comercializar el evento. Los oradores famosos tienden a ser influencers y cuentan con un número considerable de seguidores, así que si los haces participar, ¿adivina qué pasará cuando lo anuncien en sus redes sociales? También puede asociarse con diferentes empresas sinérgicas, dándoles la oportunidad de mostrar su experiencia para atraer a una audiencia aún mayor.

9. Lanzamiento del evento

  • Ahora que ha pasado por las fases importantes de un evento promocional empresarial planificado, es hora de comercializarlo. Comience compartiendo los detalles del evento a través de estos canales:
    • Correo de propaganda
    • presione soltar
    • Redes sociales
    • Publicaciones de blog
    • Publicaciones de invitados
    • Anuncios

Promocionar su evento no debería ser un problema en esta era digital, solo tiene que asegurarse de que el mensaje sea claro y que el evento cumpla sus promesas. Establecer marcas como KPI exitosos, presupuestos de eventos, herramientas de administración y marca ayuda enormemente a organizar sus esfuerzos. Sin embargo, siempre debe tener en cuenta la mejora del sitio web de su empresa, sus hashtajes y la preparación para el lanzamiento del evento. Si está interesado en los pasos esenciales para planificar eventos comerciales, considere los puntos mencionados anteriormente.

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2 Comentarios

  1. Lucía Ferreira
    • Ignacio Sánchez

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