Cómo administrar sus contratos utilizando libros de Excel

Muchas firmas de abogados utilizan Excel para administrar contratos, y aquellos que dominan el uso de Excel pueden crear un panel para ayudar a administrar el ciclo de vida de un contrato completo. Los diversos tipos de acuerdos comerciales mantener datos extremadamente sensibles. Por esta razón, requieren un programa extremadamente eficiente y seguro para administrar los contratos comerciales. Excel puede rastrear la cantidad de contratos, calcular los costos de cada contrato y rastrear el flujo de trabajo.

El uso del lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA) permite a los usuarios crear una plantilla de gestión de contratos de Excel con una funcionalidad que supera la típica hoja de cálculo. Con el uso de VBA, los usuarios pueden usar Excel para administrar el ciclo de vida completo de un contrato. Para administrar los contratos de manera eficaz con Excel, necesita un acceso constante y completo a la información crucial contenida en cada acuerdo. Aprovechando la funcionalidad completa de Excel, puede crear una solución de administración de contratos que puede:

  • Vincular relaciones complejas en contratos
  • Muestra los datos relevantes en varios formatos.
  • Habilite informes consistentes
  • Permitir la exportación e importación de datos
  • Proporcione un tablero con muchos detalles
  • Simplifica el proceso de entrada de datos
  • Genere números de contrato automáticamente

En el campo legal, un departamento de TI robusto debería poder crear una plantilla de gestión de contratos de Excel que cumpla con todas las características anteriores sin dejar de ser fácil de usar para el personal. El libro de trabajo para cada contrato incluirá hojas de datos para cada contrato que enumeran todas las fechas relevantes asociadas con el contrato, partes, proveedores, términos y cláusulas especiales. Para una gestión completa del ciclo de vida, se necesitarán páginas adicionales para la gestión del flujo de trabajo y los informes. Una desventaja de trabajar en Excel, especialmente cuando varias personas usan el libro de trabajo, es que los datos pueden corromperse fácilmente. La solución a este problema es tener datos disponibles en formato de solo lectura, a menos que alguien que sepa lo que están haciendo los esté editando.

Pasos para simplificar el uso de Excel

  • Asignar a cada contrato un número de identificación de contrato
  • Utilice un esquema de nomenclatura coherente que facilite la búsqueda del contrato que está buscando.
  • Enumere los contactos externos que son las partes nombradas en el contrato
  • Asignar un departamento o contacto interno que enumera el departamento o persona que administrará el contrato para su empresa
  • Identificar el tipo de contrato
  • Enumere todas las fechas de acción que están en el contrato
  • Tener una columna para marcar el estado de cada contrato.

Conceptos de bases de datos en Excel

El libro de trabajo puede servir como una base de datos relacional simple. Estos sistemas de bases de datos pueden mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. Cuando hay demasiadas relaciones en los datos del contrato, será necesario normalizar los datos. Normalizar los datos significa extraer los datos repetidos en una nueva tabla. Excel le permite crear tantas tablas relacionales como sea necesario y puede vincular cada una al contrato correspondiente. Cada contrato deberá ser revisado individualmente y los términos críticos, cláusulas, fechas y otros datos relevantes deberán estar etiquetados. Luego, la información se ingresará en la hoja de cálculo de seguimiento de contratos que sirve como hoja maestra para la gestión de contratos de Excel. Una forma fácil de ver qué acciones del contrato se avecinan es utilizar la función de resaltado basada en reglas en Excel. El resaltado basado en reglas le brinda una manera fácil de ordenar sus datos acercándose a las fechas.

Seguridad

Las brechas de seguridad son siempre un riesgo y pueden dejar una empresa expuesta a responsabilidades mientras arriesga su valiosa reputación. Utilice la función «cifrar con contraseña» en cada libro de trabajo del proyecto. Utilice un repositorio de documentos central como DropBox, Google Docs o DocuSign y comparta la contraseña solo con aquellos que tengan un motivo definido para acceder a los contratos.

Consideraciones finales

El software de gestión de contratos con inteligencia artificial es una forma más rápida, eficiente y segura de gestionar todo el ciclo de vida de un contrato. El software de gestión de proyectos y contratos también proporciona mitigación de riesgos en la capacidad de identificar cláusulas problemáticas en cada contrato y puede generar automáticamente alertas sobre fechas de acción próximas.

Los contratos se pueden administrar de manera efectiva con Excel, pero requiere un proceso lento para crear un libro de trabajo para cada contrato, etiquetar los datos relevantes y la entrada de datos para cada campo. Los bufetes de abogados manejan un gran volumen de contratos, lo que significa que realizar un seguimiento de cada contrato en Excel equivale a una gran cantidad de tiempo.

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2 Comentarios

  1. Fran Recoba
    • Ignacio Sánchez

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