Cómo optimizar el escaneo empresarial para la gestión de documentos

Existen varias funciones de software de escaneo empresarial para optimizar la gestión de documentos. En la oficina moderna, la tecnología de escaneo se ha vuelto cada vez más accesible y accesible. Esto está allanando el camino para hacer realidad las oficinas sin papel. También puede optimizar la digitalización de su documento. Como gerente de una pequeña empresa, sabe que la capacidad de escanear y almacenar documentos electrónicos en entornos locales en la nube es esencial para mantener la eficiencia a diario. Sin embargo, hay muchas opciones diferentes de software de escaneo disponibles. Debe saber qué funciones pueden aumentar la productividad de su empresa y promover el éxito. Siga leyendo para conocer algunas de las mejores funciones de software de escaneo empresarial para optimizar la gestión de documentos.

Integración directa de escáner

Para prácticas óptimas de gestión de documentos, su software necesita la integración directa del escáner. La integración directa con varios dispositivos de escaneo de oficina puede aumentar significativamente la eficiencia en su negocio. Por ejemplo, la integración directa hace que la información sea recuperable instantáneamente para todos los usuarios apropiados. Incluso cuando realiza una gran cantidad de documentos, la información se captura y almacena rápidamente en el software. Por lo general, casi no hay retraso entre el escaneo y la accesibilidad. Esto permite una recuperación rápida, extracción de datos para tareas críticas y enrutamiento automático de documentos. La integración directa del escáner es una característica esencial del software que se debe buscar para optimizar la gestión de sus documentos.

Edición de PDF

Otra característica principal del software de escaneo empresarial es la edición de PDF. Con esta herramienta de gestión de documentos, puede editar, revisar, proteger y convertir archivos PDF y escaneos. Idealmente, el software con capacidades de edición tiene funciones en la nube para trabajar directamente en tu PDF. De esta manera, su equipo puede comentar y anotar archivos PDF para identificar los cambios de texto. Muchos programas con esta herramienta pueden incluso ayudarlo a identificar cambios entre diferentes versiones del mismo documento. Esto puede agilizar los procesos de revisión y verificación, lo que le permite asignar tiempo a tareas más productivas. La edición de PDF es una herramienta de software influyente para optimizar la gestión de documentos en su negocio.

Herramientas de reducción de clics del mouse

Para avanzar en sus procesos de digitalización de documentos, necesita un software de escaneo empresarial con herramientas de reducción de clics del mouse. Los escáneres de documentos de escritorio se han vuelto increíblemente eficientes y, a menudo, pueden extraer páginas más rápido de lo que puede alimentarlas. Sin embargo, necesita una solución digital que mantenga las manos fuera del mouse tanto como sea posible. No desea tener que hacer clic en la pantalla diez veces para cada escaneo. Afortunadamente, muchas compañías de software de escaneo de documentos proporcionan procesos de escaneo automatizado para disminuir las necesidades de clic del mouse tanto como sea posible. Con los perfiles de escaneo, los nombres de documentos automatizados y la separación de documentos, puede guardar pilas de documentos digitalmente con solo unos pocos clics del mouse. Las herramientas de reducción de clics del mouse son cruciales para maximizar la eficiencia en la gestión de sus documentos.

Capacidades de OCR personalizadas

Otra característica del software de escaneo empresarial más importante es la capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). OCR es el uso de funciones tecnológicas para distinguir texto o caracteres dentro del documento físico. El software de escaneo examina el texto del documento para traducir los caracteres en código para el procesamiento de datos. El software superior ofrece esta capacidad de reconocimiento de texto para todos los documentos. A menudo, estos incluyen documentos, películas, negativos de películas, diapositivas y plataformas. Además, la tecnología OCR puede optimizar la digitalización de documentos al permitirle ver documentos como textos editables. Las capacidades de OCR personalizadas son esenciales para aumentar la productividad en sus procesos de digitalización de documentos.

Indización sofisticada

Además, el mejor software de escaneo empresarial proporciona una indexación sofisticada para aumentar la eficiencia en su sistema de gestión de documentos. Por ejemplo, un software de escaneo avanzado puede identificar el tipo de documento que se escanea. Luego, le indica que busque una dirección en la página o lea un número de factura en la sección superior derecha de la página. Esto puede ayudarlo a mantener organizados sus documentos legales. Además, también puede localizar el número de factura automáticamente buscando «Inv» en cualquier parte del documento. Con este software desarrollado, también puede realizar una búsqueda en la base de datos en otros sistemas comerciales como los sistemas de contabilidad o CRM. Las sofisticadas herramientas de indexación son esenciales en el software de escaneo empresarial para ahorrarle tiempo y mejorar la precisión del almacenamiento de documentos.

Existen varias de las mejores funciones de software de escaneo empresarial para optimizar la gestión de documentos. Por ejemplo, la integración directa del escáner puede hacer que los documentos sean inmediatamente accesibles y recuperables para todos los usuarios. Además, la edición de PDF permite la colaboración y puede agilizar los procedimientos de revisión. Además, las herramientas de reducción de clics del mouse automatizan los procesos de guardado de archivos que requieren mucho tiempo. Con capacidades de OCR personalizadas, también puede codificar caracteres para que sean textos editables. Además, la indexación sofisticada puede ayudarlo a organizar sus sistemas de almacenamiento de documentos. Tenga en cuenta los puntos anteriores para conocer las mejores funciones de software de escaneo empresarial para optimizar la gestión de documentos.

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Dejar un comentario