Cómo optimizar el proceso de los pagos

Muchas pequeñas y medianas empresas luchan con los pagos. Tareas como enviar facturas, configurar suscripciones, automatizar recordatorios, etc., parecen relativamente simples. Pero los propietarios y gerentes de la empresa a menudo se sienten abrumados cuando se trata de configurar una pila tecnológica integral y eficiente para hacer frente a estos trabajos de rutina. Esto da como resultado una cantidad significativa de ingresos perdidos. Los clientes se van durante el proceso de pago y no regresan. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, unos pocos cambios simples conducirán a flujos de trabajo de pago optimizados y efectivos que mantienen la «entrega» al mínimo, al tiempo que incitan a los clientes a pagar a tiempo. Si administrar los pagos le causa dolor de cabeza, no se preocupe. En esta publicación, aprenderá seis consejos prácticos para aumentar la efectividad de todo su flujo de trabajo.

Utilizar software de gestión de pagos

Si solo toma una cosa de toda esta publicación, hágalo así: use un software de administración de pagos. Las aplicaciones de administración de pagos le brindan una serie de herramientas fáciles de usar que harán que prácticamente todos los aspectos de sus flujos de trabajo de pago sean más eficientes y sencillos, desde conectarse con procesadores de pago de terceros hasta automatizar recordatorios para los clientes de suscripción. Un software para procesamiento de pago de facturas en línea y un portal de clientes en línea le permiten completar tareas rutinarias en una fracción del tiempo que suelen tardar. Además, la mayoría de las aplicaciones funcionan con un modelo de suscripción mensual y son relativamente económicas, especialmente en comparación con el tiempo y los recursos que la mayoría de las empresas ahorrarán.

Crear plantillas para facturas y recibos

Prácticamente todas las empresas, ya sea que operen en los espacios B2C o B2B, envían facturas y recibos de forma regular. El proceso de creación de facturas, que implica escribir los costos de los artículos línea por línea e ingresar los detalles del cliente (nombre, dirección, correo electrónico, etc.) es laborioso. Y el tiempo que los empleados dedican a crear facturas puede acumularse rápidamente. El uso de plantillas para facturas y recibos es una forma sencilla de reducir el tiempo de generación de facturas. Con plantillas pregeneradas, puede fácilmente mantenerse al tanto de tus facturas. Pero no te detengas ahí. Con el software adecuado, es posible generar facturas automáticamente. La información sobre los clientes y sus pedidos almacenados en su CRM y software de contabilidad se completará automáticamente en los feeds relevantes. Todo lo que le queda por hacer a su departamento de contabilidad es verificar los detalles y presionar enviar.

Automatizar recordatorios de pago

Después de enviar una factura a un cliente, ese debería ser el final de la historia, ¿verdad? Si solo fuera así de facil. En la gran mayoría de los casos, la mayoría de los clientes no ignoran deliberadamente los plazos de pago. Simplemente lo han olvidado. Por eso es importante enviar recordatorios, tanto en el período previo a la fecha de pago final como después. Por lo general, todo lo que se necesita es un correo electrónico sencillo que informe al destinatario en cuestión de que su pago está vencido o vencido. Afortunadamente, los recordatorios de pago son muy fáciles de automatizar. Cuando envía una factura a través de su aplicación, debería ser posible programar correos electrónicos de seguimiento a intervalos preestablecidos.

Proporcione un portal online para sus clientes

Muchas pequeñas y medianas empresas procesan los pagos directamente, tomando los datos de la tarjeta del cliente por teléfono. Los portales digitales sirven como soluciones de pago en línea para sus clientes. E incluso para aquellas empresas que ofrecen un formulario en línea, generalmente está completamente separado de otras partes del proceso de reserva y reprogramación. Ambos enfoques desperdician una cantidad significativa de tiempo. ¿Pero cuál es la solución? Los portales en línea ofrecen áreas de miembros para sus clientes. Una vez que un usuario ha creado una cuenta, puede completar una variedad de tareas sin ninguna participación de su parte. Estos incluyen realizar pagos, configurar suscripciones, reprogramar citas, enviar preguntas y más. Además, ofrecer un portal a sus clientes no tiene por qué ser una tarea técnica compleja. Las aplicaciones que se integran con sitios web existentes son económicas y fáciles de usar

Sincronice su pila de tecnología con su aplicación de contabilidad

Las empresas que se toman en serio el ahorro de tiempo y recursos deben crear pilas de tecnología totalmente integradas. Cuando sus aplicaciones «se comunican entre sí», lo libera de la carga de ingresar datos manualmente en diferentes plataformas. Este es particularmente el caso de sus aplicaciones de contabilidad y pago. Cuando la información sobre los pedidos de los clientes fluye sin problemas entre sus aplicaciones para la gestión de facturación, contabilidad, CRM (gestión de relaciones con el cliente), etc., es posible completar tareas como enviar recibos y actualizar el estado de las facturas mucho más rápido. La sincronización de aplicaciones suele ser un proceso sencillo, sin la necesidad de depender de API y desarrollo personalizado. E incluso si su software actual no tiene integraciones integradas, hay herramientas de automatización de terceros como Zapier disponibles.

Ofrecer soporte al cliente subcontratado

Tener un equipo de atención al cliente interno no es una opción viable para la mayoría de las pequeñas empresas. La subcontratación del servicio al cliente se está volviendo cada vez más popular para las pequeñas empresas modernas. Desafortunadamente, esto significa que la ayuda solo está disponible durante las horas establecidas y, a veces, ni siquiera entonces si todos los miembros del personal están ocupados. Esto puede conducir a clientes insatisfechos, especialmente si no pueden recibir la asistencia que necesitan al realizar un pago. Una forma sencilla de superar este problema es aprovechar la asistencia al cliente subcontratada. Las llamadas se dirigirán a un equipo que esté familiarizado con los problemas que enfrentan sus clientes y que pueda ayudarlos de inmediato, a menudo las veinticuatro horas del día.

Una vez que un cliente ha decidido realizar un pago, debería ser dinero en el banco desde una perspectiva comercial. Los problemas logísticos, sin embargo, son uno de los mayores asesinos de conversiones del juego. Si un cliente abandona su embudo porque no puede averiguar cómo realizar un pago, no puede comunicarse con el servicio de asistencia o simplemente se olvida de una factura, existe una gran posibilidad de que nunca regrese. No pierda clientes por flujos de pago ineficientes y mal estructurados. Si dedica un poco de tiempo a mejorar su infraestructura de pagos y sella las partes con «fugas» de la parte inferior de su embudo, recuperará los ingresos perdidos. Y sus clientes también estarán más felices.

Alex Crespo
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